Apprendre les bases de l’organisation événementielle

Objectifs

Objectifs

Structurer un projet événementiel de manière professionnelle.
Définir les objectifs, la cible, le concept et le cahier des charges.
Construire un rétroplanning réaliste et sécuriser les étapes clés.
Piloter la logistique, les prestataires et le déroulé du jour J.
Élaborer un budget simple, lisible et opérationnel.
Déployer une communication cohérente et adaptée à l’événement.
Mettre en place des outils de suivi et produire un bilan post-événement.

Programme

Programme

1

Module 1 – Positionnement du métier et cadre de l’événementiel 2 h

Comprendre le rôle et les missions d’une chargée d’événementiel.
Identifier les différents types d’événements et leurs spécificités.
Adopter une méthode globale de pilotage applicable à plusieurs contextes.

2

Module 2 – Conception de l’événement : objectifs, cibles, concept et cahier des charges 3 h

Définir les objectifs de l’événement et le résultat attendu.
Identifier la cible, ses attentes et l’expérience recherchée.
Formaliser un concept cohérent et un cahier des charges exploitable.

3

Module 3 – Rétroplanning et organisation du projet 3 h

Construire un rétroplanning détaillé et réaliste.
Répartir les tâches entre les intervenants.
Anticiper les validations, les points de vigilance et les échéances critiques.

4

Module 4 – Logistique, sécurité et coordination des prestataires 4 h

Choisir un lieu selon les contraintes d’usage, de capacité et d’accessibilité.
Identifier les besoins techniques, matériels et humains.
Sélectionner et coordonner les prestataires.
Préparer le déroulé opérationnel et les solutions de secours du jour J.

5

Module 5 – Budget événementiel et suivi opérationnel 2 h 30

Construire un budget par postes de dépenses et de recettes.
Suivre les engagements financiers et les écarts.
Utiliser Excel pour créer un tableau de suivi simple et réutilisable.

6

Module 6 – Communication événementielle et création de supports 2 h 30

Construire un plan de communication avant, pendant et après l’événement.
Choisir les canaux les plus adaptés à la cible visée.
Rédiger des messages professionnels et produire des supports simples avec Canva.

7

Module 7 – Outils numériques de pilotage 1 h 30

Structurer les documents de travail pour gagner en efficacité.
Découvrir des usages pertinents d’Excel, Trello ou Asana dans un contexte événementiel.
Centraliser le suivi des tâches, des invités, des prestataires et des échéances.

8

Module 8 – Évaluation, bilan et amélioration continue 1 h 30

Définir les indicateurs de réussite d’un événement.
Mesurer la satisfaction des participants et les retombées de communication.
Réaliser un bilan post-événement structuré et identifier des axes d’amélioration.

Public concerné

Public concerné

Salariées amenées à participer à la préparation, à la coordination ou au suivi d’événements professionnels ou grand public.